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打理人脈就是打理細節

宴客,是一門學問。若問台灣最深諳宴客人脈之道的人,前監察院長錢復的夫人田玲玲應該無出其右者。錢復駐美六年,擔任外交工作相關工作超過三十年,贏得「外交才子」之稱,田玲玲則有「半個外交部長」的封號,任何的外交禮儀都難不倒她。自一九八三年和錢復一起赴美六年,舉辦上千個宴會。 當年田玲玲一到沒有邦交的美國,想的是如何能在最快的時間,和陌生人做朋友,累積人脈,被人看見。 法寶一:管理朋友名片 記錄背景資料不難,難的是貫徹 田玲玲的宴會人脈學,奠基於細節的管理,讓她在人脈扎下很深的根基。「打理人脈,等於是打理細節。注意的越細節,往往就會讓人越感貼心。」田玲玲輕聲細語的說道。 美國喬治皮巴迪師範學院圖書館管理研究所畢業的她,對於資料整理特別有一套,「剛到美國,為了擴展外交,每個月要認識的人上百個,不用點方法,怎麼記得住?」因此,田玲玲想起,如果,把所認識的人,當作圖書館的書,自己是「圖書管理員」,事情應該就可化繁為簡。 田玲玲靠名片匣打理個人背景資料的細節,環境的細節,她同樣是用圖書館管理資料的方式建檔。 往往,名片上還會重複疊上好幾張黃色的便利貼,田玲玲解釋,因為只要一有資料變動,如職務調動等,她都會加上去,「這樣,一旦有需要,隨時抽出一張名片,我就可以知道所有的細節,包括:何時認識?在什麼場合?朋友的生日是不是快到了?之前見面是什麼時候?當時送的是什麼禮物?」 田玲玲認為,其實記錄的工夫不難,真正難的地方是在「貫徹」。重要的是要有恆心,一有資料就要隨手補充到資料卡上。這些工夫都是在幫助自己記住交往過的朋友,「經營人脈成功與否的關鍵,就是『記人』。」 田玲玲認為,光靠名片可能還不夠,可以利用相片來幫助記憶,把名片上或是印象中的特徵和照片裡的臉孔比對,會記得更牢靠一些。 即使現在已不必要像在美國扮演外交官夫人時,把每個人的背景記得清清楚楚,但田玲玲還是不忘在認識每個朋友之後,做下紀錄,連看病的醫師也不例外,「這是李醫師一家人」,田玲玲在名片上,不僅記錄電話,連李醫師兩個小孩念復興小學都詳加記錄,「這樣,打電話到他家時,如果是女兒接的,我就可以親切的叫出名字。」 她認為,這是平時就在做的功課,也是之所以可以管理上千人脈的主要原因之一,即使錢復已不做外交使節二十多年,每年的耶誕節,他們收到的賀卡,兩人加起來有上千封,「很多當年因為工作認識結交的好朋友,都還有聯絡啊。」 她不但把每場賓客的名片建檔,連宴會的菜單,都做系統化的管理。 法寶二:賓客、菜單建檔 相隔二十年再辦,保證菜色不同 泛黃的活頁紙上面,田玲玲清楚的寫著「Feb.27,1988 Saturday十一桌」,裡頭一百三十二位賓客名單,她都記錄得很仔細。不僅如此,八道如去骨烤鴨、干燒大蝦等的菜名,她都寫得清清楚楚。 「所以,即使是現在要請二十年前請過的客人,我也可以讓他吃到完全不同的菜色。」田玲玲解釋,從名片上找出何時認識、宴請的時間是什麼時候,再去找出當日的菜單,一比對,就很清楚了。 在美國六年期間,平均每個月,田玲玲要舉辦十五到十七場大大小小的宴會。打理宴客名單、邀約賓客,她都一手包辦。 除了細節管理,她的另一項心得是「要累積人脈,當然不能怕被拒絕」。不僅如此,田玲玲認為,用自然的方式,建立起來的關係,效果才會好,等熟到可以直呼名字,就可以提出邀請,先留下自己的電話,再來順勢的問對方:「怎麼和你聯絡?」這麼一來,就可以進一步的取得對方的電話。 若遇到原來對自己不友善,但卻是很重要的對象,要如何能讓他參與宴會,築起友誼的橋樑呢?田玲玲不著痕跡的從邊緣包圍中央,先從她周邊的朋友,或是會出現的場合著手。 法寶三:邀約不怕被拒 先加入談話圈圈,慢慢化解敵意 「與其錢復丟臉不如我丟臉。」田玲玲認為要交朋友,累積人脈,要能沉得住氣,而且要有勇氣。當年,有一位參議員一直對台灣不太友善,田玲玲和錢復都是臉薄的人,但為了替先生解決難題,田玲玲還是決定勇往直前。 她利用一個參議員太太也會出席的午餐會,先若無其事的加入參議員太太的談話圈圈,聊起自己的孩子在教會學校念書,沒想到,參議員的小孩也在同一所學校,田玲玲抓住這個共同的話題,繼續下去,緊接著說兒子錢國維念哪一年級,「先分享自己的經驗,是獲取信賴的方式之一。」田玲玲的方式,果然奏效,兩個人的距離因此拉近了許多。 接連幾次,在不同場合碰面,彼此更為信任熟悉之後,田玲玲提出到家裡聚餐享用中國家常菜的邀請,並主動給家裡的聯絡電話,表示誠意,對方欣然答應了。 對於這點,錢復也不得不佩服田玲玲,在《優雅的智慧──田玲玲的生活錦囊》(天下文化出版)一書中,如此說道:「她比我更有勇氣,我是個非常膽小的人。駐美時,如果要請地位高的重要人士,我都不大願意打電話,因為怕被拒絕,她卻沒有一點怯意。」 與宴會搭配的另一個重要人脈利器則是禮物。「送禮能送到對方的心坎裡,當然也是讓人印象深刻,累積人脈的方法之一。」田玲玲笑說,從駐外到國內,送禮的經驗數也數不清,說穿了還是要做到「誠意」兩個字。 法寶四:送手製品禮物 不必貴重,「誠意」十足最打動人心 很多時候,田玲玲都是用「手製品」展現誠意。田玲玲回想當年,得知老布希喜歡中國美食,親手和廚師合作餛飩和春捲,再加上特別調製好的醬料,用精美的盒子以及緞帶包裝好之後,再附上食用說明,送給老布希夫婦,「他們對送的禮物,喜歡得不得了。他們夫妻還合寫了一張卡片,送給我們。」 田玲玲說,送的都不是很貴的禮物,但因為有十足的誠意,往往就能打動對方。這也奠定了他們和老布希夫婦的交情,一直到現在,老布希若在任何場合遇到我國的駐美代表,都還會記得問候一聲。 自一九八八年從美國回來至今,已近十八年了。田玲玲談起和錢復一起在美國打拚的點滴,如何辦宴會、幫錢復打理一切人際關係等事,像是昨天才發生的事,情景細節清清楚楚。 但她對於自己的生命著色,顏色卻很淡,談自己,總是不到五分鐘就跳開了,談當年幫錢復打點外交場合事務的事情則是侃侃而談。這位前外交官夫人「做全」了許多「小」事,才讓當年的錢復贏得前台許多外交的肯定。 田玲玲小檔案 出生:民國26年 學歷:政大西語系、美國田納西州喬治皮巴迪師範學院 經歷:中央銀行經濟研究處專員、主任 鋪人脈秘技: 1)加強記人的本事 2)重視細節 3)主動分享自己經驗,獲得信賴
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